Comment gérer les prestataires pour un mariage ?

Vous vous marierez et rassemblerez vos proches pour célébrer votre amour autour d’une journée et d’une soirée festives. Vous ferez donc appel à plusieurs professionnels. Le choix des prestataires, la surveillance financière et la gestion des risques nécessitent un travail important, estimé en moyenne à environ 200 heures.

Si vous avez décidé d’organiser vous-même la préparation de votre mariage, Planners ne vous laisse pas seul. Nous avons préparé une liste de fournisseurs de services afin que vous puissiez tout organiser efficacement.

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Professionnels avant tout !

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L’ organisation de votre mariage nécessitera l’intervention de plusieurs fournisseurs, vous devez donc connaître chaque emploi. Nous pensons immédiatement au traiteur et au photographe. Mais vous devez aussi faire appel à une nounou, un pyrotechnicien, un professeur de danse, un officiel de cérémonie laïque… à notre liste complète de prestataires de services, pour que vous n’oubliiez personne.

Tournez exclusivement vers les professionnels et signer avec eux des contrats mentionnant la date du mariage et les avantages attendus. Cela vous permettra d’économiser beaucoup de déception. Alors même offenser votre neveu Kévin qui est beaucoup mieux que David Guetta selon sa mère, choisissez un DJ professionnel. Il aura le mérite d’être fiable et de connaître parfaitement son travail.

Quelques questions à poser ?

Avant de signer quoi que ce soit, vous devez vous assurer que les avantages correspondent à vos demandes et sont de qualité. Pour ce faire, posez à chaque professionnel les bonnes questions :

  • Annonce de mariage  : quels sont les délais de livraison pour les alliances et les annonces ? Pour leur faire savoir, demandez à voir et toucher le papier utilisé.
  • Gastronomie  : Des dégustations sont-elles organisées ? Y a-t-il des partenariats avec certains lieux de réception ? Quels sont les services offerts (serveurs, couverts, décoration…) ? Qui sont leurs fournisseurs ? Quelle sera l’heure d’arrivée et de départ ? Fais ils couvrent un ou plusieurs événements le même jour ?
  • Souvenirs  : Tout d’abord, demandez à voir ce qui a été réalisé lors d’autres mariages. Est-ce que le photographe prend des photos sur le live ou seulement sur les poses ? Quelles options offre-t-il (photos de la vinaigrette, présence en soirée, photocabine…) ? Vos photos seront-elles livrées sur un album, une clé USB… ? Pour la cabine photo, les accessoires et les décorations sont-ils inclus ou avez-vous besoin de les fournir ?
  • Salles de réception  : est-il possible d’occuper les locaux le lendemain du mariage ? Ménage est-il inclus dans la location ? Le traiteur est-il taxé ? Vous serez en exclusivité sur le site le jour J ? La chambre est-elle chauffée/climatisée ? Y a-t-il un emplacement pour le food-truck ? Où les clients peuvent-ils se garer ?
  • Décoration  : quand sera-t-il installé et retiré ? Demandez à voir les meubles et les objets décoratifs.
  • L’ ambiance  : Quel style de musique le DJ joue-t-il ? Pouvons-nous lui donner une liste de titres que nous voulons ou que nous ne voulons pas ? Quel équipement est utilisé ? Quand le matériel sera-t-il installé et récupéré ? En cas de panne, comment gérent-ils la situation ?
  • Préparations  : quelles sont les dates limites pour les changements de robe et de costume ? Combien de tests est-il possible de faire ? Quels conseils vous donnent-ils pour préparer votre peau, vos cheveux, votre corps avant le mariage ?
  • Hébergement  : Les clients peuvent-ils arriver au milieu de la nuit ? Le petit déjeuner est-il inclus ? Jusqu’à quelle heure le petit déjeuner est-il servi ?
  • Transport  : Est-il possible pour eux de rester pour des photos ? Les décorations sont-elles fournies ? Pour les voitures, vérifiez qu’il y a 5 portes, car s’il n’y a que 3 portes, imaginez les contortions que vous aurez à voir avec votre robe bouffie !
  • Enfants  : Quelles activités offriront aux enfants ? Comment est-ce que la nounou gère les conflits ?

En général, demandez à chaque prestataire comment il est habitué à travailler et assurez-vous que ses prestations vous conviennent. Pour ce faire, essayez des plats, regardez des vidéos, etc. Découvrez exactement ce qui est inclus ou non dans le devis. Cela vous permettra de vous reposer sur le professionnalisme de toutes les personnes qui feront de votre mariage un moment extraordinaire.

Pensez aussi aux repas : les fournisseurs passeront la journée, le soir ou même la nuit avec vous, donc ils doivent manger. Répondre à ce problème avec eux.

Gestion financière

Une fois que vous aurez choisi vos fournisseurs de services, vous devrez gérer la partie financière. Dépôt, dépôt, solde : vous devrez être à jour.

Compte tenu du nombre d’entreprises que vous devrez faire, pour gérer votre budget et savoir où vous êtes, gardez un ordinateur portable ou un document informatique. Vous noterez toutes vos commandes avec le nom du fournisseur et les dates de paiement. De plus, dans votre calendrier, notez le date à laquelle vous devez payer le solde. Un oubli peut arriver rapidement et vos relations avec chaque professionnel doivent rester agréables. Il existe dans le commerce des journaux de mariage qui vous permettra de gérer rigoureusement vos finances et votre timing. Vous pouvez également programmer des rappels sur votre smartphone.

Si vous êtes déjà un pro de l’organisation, tout cela sera un jeu d’enfant. Sinon, vous pourriez révéler la travailleuse en vous !

Sachez que si vous décidez de vous lancer seul dans l’aventure et que vous réalisez enfin que vous êtes désuet, il n’est jamais trop tard pour faire appel à un organisateur de mariage. Selon vos besoins, tout est possible !

  • Vous pouvez lui demander une séance de coaching pour revenir sur la bonne voie et commencer sur une bonne base.
  • Si vous avez une préoccupation particulière avec la recherche d’un fournisseur de services, le planificateur de mariage sera en mesure de prendre soin de cette partie et vous continuerez à gérer le repos.
  • Si vous trouvez que l’organisation de votre mariage provoque trop de travail ou de tension, le planificateur de mariage peut prendre en charge la torche et vous pouvez vous reposer dessus.

Les 3 règles d’un mariage sans attelage

Dans un mariage, il y a toujours des choses imprévues, vous ne vous échapperez pas ! Mais si vous vous organisez correctement, les dangers ne seront pas nécessairement négatifs. Préparez-vous en amont, de sorte que vous pouvez laisser aller et vous faire porter. Voici 3 règles essentielles pour faire de votre journée une merveilleuse.

Règle 1 : Être parfaitement organisé

Comme nous l’avons vu plus tôt, notez vos rendez-vous, ce que vous payez, quand et à qui. Tableur informatique, cahier, calendrier… trouvez la méthode qui vous convient et avec laquelle vous êtes efficace.

Règle 2 : Pensez à tout

Pensez aux détails, c’est ce qui vous permettra d’être zen le jour de votre mariage. Oncle Alfred est-il allergique au poisson ? Où les enfants dormiront pendant que leurs parents s’amuser ? Comment va la nounou rentrer à 2h du matin ? Inclure également 3 kits d’urgence : pansements pour bobobobos, maquillage pour eye-liner qui coule et couture pour accrocs.

Règle 3 : Plans du plan B

Tu as prévu un cocktail dehors ? Quelle que soit la saison, la pluie peut décider d’être un invité, que ferez-vous si c’est le cas ? Que vas-tu faire si l’un de tes témoins « oublie » de venir ? Et si la chaleur fait gonfler vos pieds et que vous finissez plein de cloques douloureuses ? La meilleure solution est de planifier B, de sorte que vous tomberez toujours sur vos jambes.

Pour lâcher aller le jour J, vous pouvez faire appel à un planificateur de mariage qui coordonnera tout ce que vous avez prévu. Vous pourrez profiter au maximum de cette merveilleuse journée et vous laisser porter.

Vous avez compris, organiser un mariage nécessite des compétences et une certaine résistance au stress. Si vous vous embarquez dans l’aventure seul, soyez efficace et épargnez des moments de repos. Ces préparations sont difficiles, elles ne devraient pas créer de fatigue et tension.

Si vous pensez avoir besoin d’aide, mais que vous hésitez toujours à contacter un professionnel, nous avons répertorié pour vous 15 raisons d’utiliser un planificateur de mariage. En lisant cet article, vous découvrirez les avantages de déléguer l’organisation de votre mariage à quelqu’un qui est la profession et qui gérera tout pour vous.

Alors, vous embarquerez dans l’aventure d’organiser votre mariage ou demanderiez-vous les services d’un planificateur de mariage ? Expliquez les raisons de votre choix en commentaire.

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